一、方案背景
隨著業務發展，單位團體召開的會議逐漸變得頻繁，會議的增多，對會前準備工作、會后資料銷毀帶來了壓力。開會前需要2-3人布置會場，大量資料準備：筆記本、投影儀、白板、紙、筆、激光筆、座位名牌、紙質文件打印、封裝、分發……會前準備工作繁瑣，當有臨時會議或人員變動時，往往因為準備不足導致手忙腳亂。會議資料由于保密要求，往往需對紙質文件進行銷毀導致紙張不能得以復用，對此打印紙張及打印墨粉等造成大量的資源浪費及環境污染。另外會議結束后，打印的紙質資難以及時銷毀，會議保密性也難以保障。
二、需求分析
通過強大的信息化和組網能力，打造無紙化會議系統完成單位團體內部會議通知發布、參會人員入場指引、會議簽到、會議議程和文件的分配與共享、會議文件的批注修改、會議投票表決、問卷調查、一鍵同屏、服務呼叫等工作，提升工作效率、高效協同、杜絕資源浪費、讓會議資料保密問題不在困擾。
三、系統功能
無紙化會議系統，覆蓋會前、會中、會后全會議生命周期，可私有化部署，實現智能化會議辦公需求的前提下，更可以提升會議管理效率，降低單位團體成本。
會前 before meeting
■會議管理：建立會議入會概況信息，選擇會中所需功能及會議地點；
■會議排座：建立參會人員，提前排座，提高會議秩序；
■文件分發：對會議議程、會議議題等文件分發管理；
■會議通知：以郵件、短消息多種形式推送；
會中 during meeting
■會議簽到：系統支持會議簽到進入會議、后臺自動統計到會人信息，系統可設置顯示簽到狀態，也可設置免簽到；
■會議主持：主持人具有控制會議現場的管理權限，如桌面同步控制、投票控制、簽到控制、會議延時、結束會議等；
■同步現場：實現參會人員桌面與主講人桌面同步；
■異步功能：實現參會人員桌面與主講人桌面同步的同時也可以不選擇與其同步，實現同步桌面與自主桌面自由切換；
■文件瀏覽：系統支持全格式文件上傳及瀏覽，如常規word、excel、ppt、pdf、圖片、視頻等文件；
■協同瀏覽：系統提供瀏覽器，可以輸入相應地址進行訪問；
■手寫批注：可在會議文件、會議記錄、電子白板上進行批注，與傳統在紙上的書寫習慣無差別，支持所有人員的批注統一收集到一個文檔中，會后可以由管理人員（主持人）進行會后資料保存及存檔；
■會議投票：會議現場投票表決功能，支持投票列表、說明、投票選項及相關控制，投票結果自動統計，以餅狀圖或柱狀圖形式顯示投票結果；
■會議服務：實現會場呼叫服務，如需筆、紙、茶水或其他材料時，可通過系統與會場外服務人員進行通訊，保障會議現場有序進行；
會后 after meeting
■會議分析：周期會議情況、參會情況、會議決議情況，用數據診斷會議健康；
■資料保存：系統支持會議資料保存、簽到信息保存、批注文件保存、會議投票表決保存；
■資料銷毀：系統支持會議文件會后自動銷毀和手動銷毀，保障會議內容保密性；
四、系統拓撲圖
五、應用案例
無紙化會議系統應用
